在投标過程中,投标文件的編制起着至關重要的作用,評委能從一份投标文件中較為全面地看到投标人的綜合實力,而投标文件編制水平的高低直接影響了中标結果。
然而,不少投标人對編制投标文件缺乏經驗,對招标文件和招标項目缺少足夠的理解,甚至不知如何才能編制好一份投标文件,結果導緻實力很強評審得分卻很低,從而與中标失之交臂,實在可惜。本文從實際操作入手,談談編制投标文件應注意的幾點主要事項。
招标文件是編制投标文件的主要依據,也是衡量投标文件響應性的标準,一般包括招标公告、投标人須知、評标辦法、合同條款、項目内容技術标準和要求、投标文件格式。
在編制前必須詳細閱讀招标文件及有關招标資料,對重要的内容要反複研讀,加深理解,充分了解招标文件的内容和要求。那麼招标文件重點看什麼呢?
投标人應仔細對照公告或投标人須知裡的投标人資格要求,看是否滿足項目的資質證書、财務、業績、信譽、人員以及政府采購政策等要求,并提前準備好證明材料。
如為公開招标方式的項目,可預留10-15天的文件編制時間,如為非招标方式的項目則應把握好時間,在招标文件要求的時間前1-2天完成編制工作。
投标人須知包含了很多投标注意事項,投标人應仔細閱讀每一項條款的内容,不應遺漏任何關鍵信息。
對于招标人需要采購的服務要求,重點要關注标注實質性要求和條件的服務參數,并保證都能逐一響應。
評标辦法包括最低評标價法和綜合評分法,分析評标辦法的評審标準和評審程序,據以采取投标策略。一般來說,招标人為了能采購到優質的服務,大多會采用綜合評分法。
看合同條款裡是否有投标人不能接受的事項,提前知悉也是保護自身權益。以上内容閱讀完後,如果招标文件中出現表述不清楚、模糊及容易引起歧義、漏洞等問題時,投标人應在招标文件規定的時間内書面要求招标人對招标文件做出解答、澄清和修改,防止出現因投标人對招标文件理解有誤而造成投标失誤的情況。
首先要明确分工。投标工作較為繁雜瑣碎,時間也緊迫,因此需要2-3個人分工、協作、配合才能完成。可按照技術标和商務标的要求,對編制的内容進行分工,每個人負責相應的内容,并在規定時間内完成。
其次,要注重編制工作,參與編制投标文件的人員應熟悉招标文件的内容,無論負責哪一部分内容,都要圍繞着既定方案、招标文件的要求來編寫,積極響應招标文件的要求。一般要提前2至3天完成,以便有足夠的時間開展後期的查漏補缺工作。編制過程中,還應注意以下兩個問題。
在收集業績材料時,除了按照資格要求或評标辦法的業績要求收集足夠的資料,有必要時還可加入幾個不同年度成交金額較大的業績,不僅可以防止個别業績不符合評審要求而被廢标,還可向評委展示投标人豐富的經驗及綜合實力。
服務方案是投标文件核心競争力的體現,也是編制人員編寫能力的體現,更是評标時考慮的主要因素之一。一份優秀的服務方案應邏輯清晰、層次分明,在對項目采購需求、評标辦法裡的服務要求全面響應的基礎上,提出更全面、更優質的服務内容。因此,負責編制服務方案的人員可以是企業裡經驗豐富的老員工,因為他們對自己企業比較熟悉,可以根據企業自身的特點,結合招标文件要求編寫服務方案,避免因缺乏經驗而導緻不必要的返工;同時,他們可以幫助企業确保投标文件的質量,提高中标率。編制服務方案時,編制人員應仔細思考業主需要怎樣的服務,以便能夠完全地響應。如果遇到招标項目采購需求或評标辦法的服務要求描述不詳細的情況,可在招标文件的合同中尋找詳細的合同條款,進行調整後寫入方案中,或是在網上收集類似項目的招标文件,或許能有可以借鑒之處。值得注意的是,編制人員應準确把握招标項目的重點、難點、業主的特殊要求等,這些都要在服務方案中予以着重體現。最忌諱套用網上搜索的内容或者是企業自己的模闆,千篇一律,并沒有針對項目突出亮點,自然得分不高。
此外,類似服務類的招标項目,并不完全以價格取勝,相比提供低價但不能保證服務質量的投标人,招标人更傾向于選擇價格較前者稍高但能提供優質服務的投标人。因此,投标人在編制服務方案時,如能多提出優于招标文件的服務内容,也将更容易得到評委或招标人的青睐。
投标報價是招标文件較重要的部分,需要細緻、科學、合理的編制。編制投标報價應針對不同的評标辦法、不同的地區慣例、不同的工程項目類别等而采用有差别的策略。
例如最低評标價法和綜合評分法的投标報價的區别是,前者基本上是基于成本價的計算,後者則主要是對業主的預算标底進行估算,其單價一般會比最低評标價法的單價高一些。初步報價提出後,應對其進行多方面分析,圍繞初步報價的合理性、競争性、營利性和風險性,作出最終報價決策。
為避免因材料不全被廢标,投标人應嚴格響應評标辦法的每一個得分點,除了按照投标文件格式的要求收集材料外,還應全文檢查是否有遺漏的地方,及時補齊缺少的材料。
審核工作是投标文件後期制作的首要工作,投标文件編制完成後,審查也是必不可少的。負責審核的人員将每個人所編制的部分彙總完成後,首先重點審核投标文件總體上是否具有一緻性,是否有前後不一緻甚至自相矛盾的地方。其次是對招标文件的響應性和符合性審查,避免投标文件與招标文件中的條款與規定有重大偏差,如,人員、設備、服務是否按照招标文件中強制性标準的要求配置、是否按照招标文件要求報價、大小寫是否一緻等等。審查工作之餘,不能忽視的還有簽字、蓋章和密封工作。有些經驗不足的投标人容易在簽字、蓋章、密封上吃虧,未按照招标文件上的要求進行簽字、蓋章,導緻還未進入評标階段就被認定為無效。因此,在簽字、蓋章、密封前,應再仔細閱讀招标文件中關于這方面的具體要求。為以防萬一,投标文件的正副本可每頁都蓋上印章,密封最外層包裝可采用防水的牛皮紙,以防止投标文件被水浸濕。總之,編制投标文件既要突出重點、簡明扼要、可操作性強,又要主次分明、有根有據、圖文并茂、裝幀美觀,還要覆蓋招标文件的方方面面,并遵循技術規範和主客觀條件,充分發揮組織、計劃、控制的作用。一個好的招标項目自然競争激烈,而用心編制好一份高質量的投标文件會讓企業從衆多競争者中脫穎而出。
因此,投标人應認真仔細閱讀招标文件,不放過任何關鍵信息;對招标文件的項目需求提出針對性的解決方案,突出自身的亮點及優勢;在有條件的情況下可組建專職投标編制團隊,參編人員要在平時注意招投标方面的法律法規知識的積累,不斷提高自身的專業理論素質和實踐經驗。通過不斷學習和總結,進一步提高招投标文件編制的質量。如此,才有可能提高中标幾率。